Prema njegovim odredbama, od 1. prosinca 2018. godine, svi računi koji se izdaju prema obveznicima javne nabave, dakle javnim i sektorskim naručiteljima, moraju biti izdani u standardiziranom elektroničkom obliku, kao .xml obrazac. To vrijedi za sve račune po postupcima male i velike vrijednosti, ali isto tako i u postupcima jednostavne nabave.
Svi naručitelji su obvezni primjenjivati ove odredbe, i to u odnosu na sve račune koje zaprimaju – u postupcima velike vrijednosti, male vrijednosti te u postupcima jednostavne nabave.
Dakle, naručitelji su obvezni zaprimati elektroničke račune i prateće isprave, obrađivati ih, izvršiti elektroničko plaćanje, te ih arhivirati na isti način – elektronički.
U drugoj fazi, od 1. srpnja 2019. godine, isti naručitelji, ako su u ulozi ponuditelja, bit će u obvezi i sami izdavati elektroničke račune prema drugim naručiteljima.
Pravilnik o tehničkim elementima, izdavanju i razmjeni elektroničkog računa i pratećih isprava u javnoj nabavi (NN 32_2019) od 29.03.2019.
Pravilnik o vrsti naknada za usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa za javne naručitelje u javnoj nabavi (NN 39_2019) od 29.03.2019.
Pročitajte što ukratko donose novi pravilnici: Pravilnici o elektroničkom izdavanju računa u javnoj nabavi.
Prema Zakonu o elektroničkom računu u javnoj nabavi:
eRačun jest račun koji je izdan, prenijet i zaprimljen u strukturiranom elektroničkom obliku pogodnom za automatsku i strojnu obradu, što je isključivo XML format računa.
Obvezni osnovni elementi elektroničkog računa:
1. oznake procesa i računa te vrijeme izdavanja računa (godina, mjesec i dan,sat i minuta)
2. razdoblje koje račun obuhvaća
3. podaci o prodavatelju
4. podaci o kupcu
5. podaci o primatelju plaćanja
6. podaci o poreznom predstavniku prodavatelja
7. upućivanje na ugovor
8. detalji o isporuci
9. upute za plaćanje
10. podaci o naknadama ili davanjima
11. podaci o stavkama na računu
12. ukupni iznos računa
13. raščlanjeni prikaz PDV-a.
Osim navedenih elemenata, elektronički račun mora sadržavati i druge podatke koje zahtijevaju posebni porezni propisi te propisi kojima se uređuje računovodstvo poduzetnika.
Najznačajnije prednosti e-računa su smanjenje administrativnih troškova pripreme, ispisa i kuvertiranja računa. Nema troškova poštarine, puno je kraće vrijeme isporuke i pohranjivanje u sigurnu i kontroliranu elektroničku arhivu.
Uvođenjem obveze izdavanja eRačuna u javnoj nabavi ubrzat će se poslovni procesi javne nabave, smanjiti troškovi poslovanja javne uprave i gospodarskih subjekata te povećati transparentnost.
Javni se sektor transformira za uvođenje digitalnih procedura u postupak fakturiranja te se uklanjaju prepreke u prekograničnoj trgovini na području Europske unije. Time se uspostavlja cjelovit proces integrirane elektroničke javne nabave, od objave nadmetanja, preko e-dostave ponuda, nadzora izvršenja ugovora, e-Računa i e-Plaćanja.
INFORMACIJSKI POSREDNICI
Ključna karika u lancu izdavanja i zaprimanja elektroničkih računa leži u informacijskim posrednicima.
Zakon definira informacijskog posrednika kao pravnu osobu koja, u skladu s europskom normom, pruža usluge zaprimanja i slanja elektroničkih računa i pratećih isprava, odnosno koja obavlja elektroničku razmjenu računa između izdavatelja e-računa i primatelja, a koja može obavljati i usluge upravljanja cjelokupnim poslovnim procesom izdavanja, zaprimanja, slanja i arhiviranja e-računa.
Centralnu ulogu navedene provedbe odrađuju informacijski posrednici (skraćeno IP).
Naručitelji koji se 100% financiraju iz proračuna – koriste FINA servis zaprimanja i slanja elektroničkih računa, idu preko FINE; ostali naručitelji mogu birati informacijskog posrednika.
Dakle, sektorski naručitelji kao i jedinice lokalne i područne (regionalne) samouprave i tijela javnog prava koja u iznosu većem od 50% financira jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili su podložna upravljačkom nadzoru od strane jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave ili je više od polovine članova njihovih upravnih, upravljačkih ili nadzornih tijela imenovala jedinica lokalne i područne (regionalne) samouprave, usluge informacijskog posredništva zaprimanja i slanja elektroničkih računa mogu povjeriti bilo kojem informacijskom posredniku registriranom na području Republike Hrvatske ili druge države članice.
Za zaprimanje i izdavanje elektroničkih računa naručitelji mogu prilagoditi svoje postojeće ERP sustave za upravljanje što bi moglo biti optimalno rješenje. Za ovaj dio je odgovoran sam naručitelj, kao i za način na koji će posložiti svoj vlastiti put kolanja računa, unutar svoje organizacije (urudžbiranje, ovjeravanje, likvidatura, arhiviranje).